訪問介護 月末の事務

月末最終日は一ヶ月のサービス実績をケアマネさんに報告する必要があるため、書類(実績票)の作成と発送に追われる。作業の仕方は事業所によってだいぶ違うと思うが我々の手順は以下のような感じである。

キャンセルなく計画どおりのご利用者が大半で、そういう場合はサービス提供票の確認だけで済む。キャンセルがあったり、緊急対応や追加サービスがあると計画と異なるため、提供票を書き直し、単位の再計算が必要となる。

キャンセルや追加サービスは、発生の都度、パソコンで管理、時間的余裕がある時は実績票に書き込んでおく。キャンセルや追加サービスの発生は、ケアマネからの連絡、ご利用者からの連絡、ヘルパーからの連絡などさまざまである。しかし、最終的には事業所、ケアマネ、ご利用者、ヘルパーで情報共有しておく必要がある。

ケアマネへの報告はその居宅支援事業所にもよるが、だいたい月初3営業日くらいまで、提出する必要がある。その後のケアマネ側の仕事があるからである。当事業所では月末日までに作業を終了、必ず月末に郵送を全部終えることにしている。

それでは、月末日の夜のサービスは、実施されたか確認前に実績票で報告してしまうことになり、問題ないであろうか。所謂実績見込みにすぎないから。

しかし過去の経験から最終日の夜だけ急にキャンセルという例は滅多にない。あった場合、見込みで送った実績票を差し替え送付するだけである。

また、運営ルール上は、ヘルパーが一ヶ月分の訪問記録表を事務所へ 持参しそれと照合して実績票を作ることになっているが、到底間に合わない。ヘルパーの日々のサービス終了報告メールで訪問を確認している。

しかし、これも時々日々の報告が遅れたり、

報告方法が間違えていたりして精度は100%とは言い難い面もある。しかしそこまで考えると物事が進まないので、極力時間優先、間違ったら後から修正という方法をとる。

なお、運営ルール上、ヘルパーが持ち帰った訪問記録表で訪問実績を再確認、万一郵送済みの実績票と一致しない場合はケアマネへ差し替え依頼、その月に間に合わない場合は、過誤処理というややこしい手続きに入ることになる。ただしこういうケースは年に何回もない。

各居宅支援事業所宛の実績票を全て郵送に託して、月末作業は完了。

勿論実績票は次の段階の国保連への保険請求に備えすべてコピーをとってある。

土日が間に入ったり、年末年始、連休の時など多少の事務スケジュールの変化はあるがだいたいこんな感じである。

訪問介護事業所としては、やれやれという感じである。

しかし時々、提出した書類に不備がありケアマネから急ぎの連絡が入るので、もう暫く油断できない。